Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteet noudattavat EU:n yleisen rekisteri- ja tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia. 

Tietosuojaseloste: instituutin kursseille hakevat ja osallistuvat

Päivitetty 20.9.2023 

• Käyttötarkoitus: Suomen Lähi-idän instituutin järjestämiä kursseja koskevan tiedon käsittely. 
• Rekisteröityjen ryhmät: kursseille hakeneet ja kursseille hyväksytyt. 
• Kuvaus henkilötietoryhmistä: nimi, sähköposti, puhelinnumero, yliopisto, oppiaine, valokuvauslupa (mikäli relevantti), hakemuksen perustelut. Tiedot kerätään luvalla kyselyn kautta, suullisesti, sähköpostitse tai muulla tavoin. 
• Vastaanottajaryhmät: henkilötietoja käsittelevät instituutin ja sitä ylläpitävän säätiön henkilökunta, hallitus ja tilintarkastaja, sekä vastuuopettaja ja mahdollinen kurssin kanssajärjestäjä, esimerkiksi yliopisto tai yhdistys. Kurssin mahdollisesta rinnakkaisjärjestäjästä on mainittu kurssin kuvauksessa. 
• Tietojen käsittely: tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 
• Tietojen säilytysajat tai sen määrittämiskriteerit: kursseille osallistuneiden nimet säilytetään pysyvästi. Hylätyt hakemukset säilytetään kolmen vuoden ajan (peruste: kursseille toistuvasti hakeneiden seuranta ja hakemusten kehitys). 
• Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: ilmoittautumisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa. Tietoja voidaan käsitellä myös EU:n ulkopuolella riippuen kurssin vastuuopettajan sijainnista. 

Tietosuojaseloste: seminaarit, konferenssit ja kollokviot 

Päivitetty 20.9.2023 

• Käyttötarkoitus: Suomen Lähi-idän instituutin järjestämiä seminaareja, konferensseja ja kollokvioita koskevan tiedon käsittelyt.  
• Rekisteröityjen ryhmät: tapahtumaan hakeneet ja tapahtumaan hyväksytyt.   
• Kuvaus henkilötietoryhmistä: nimi, sähköposti, puhelinnumero, yliopisto, oppiaine, oppiarvo, osoite, erityisruokatoiveet, valokuvauslupa (mikäli relevantti), konferenssiesitelmän tiedot. Tiedot kerätään luvalla kyselyn kautta, suullisesti, sähköpostitse tai muulla tavoin. 
• Vastaanottajaryhmät: henkilötietoja käsittelevät instituutin ja sitä ylläpitävän säätiön henkilökunta, tapahtumaa valmisteleva hallinnollinen toimikunta sekä konferenssiesitelmäehdotusten valinnasta vastaava tieteellinen toimikunta. Toimikuntien jäsenet voivat olla myös muita kuin instituutin tai säätiön työntekijöitä. Tietoja voi käsitellä myös tapahtuman mahdollinen kanssajärjestäjä, esimerkiksi yliopisto tai yhdistys. Mahdollisesta rinnakkaisjärjestäjästä on mainittu tapahtuman kuvauksessa. Valitun henkilön nimi, kotiyliopisto, esittelynimi ja abstrakti voidaan myös jakaa julkisesti. 
• Tietojen käsittely: tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.  
• Tietojen säilytysajat tai sen määrittämiskriteerit: tapahtumaan osallistuneiden nimet, taustaorganisaatiota koskevat tiedot ja konferenssiesitelmiä koskevat tiedot säilytetään pysyvästi. Hylätyt hakemukset säilytetään enintään kolmen vuoden ajan.   
• Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: ilmoittautumisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa.  

Tietosuojaseloste: tapahtumailmoittautuminen 

 Päivitetty 20.9.2023 

• Käyttötarkoitus: olennaista tietoa Suomen Lähi-idän instituutin (FIME) järjestämiin tai yhdessä järjestämiin seminaareihin, keskustelutilaisuuksiin ja konferensseihin.  
• Rekisteröityjen ryhmät: tapahtumaan ilmoittautuneet.  
• Kuvaus henkilötietoryhmistä: rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan sisältävät mm. henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, taustaorganisaatio (mikäli relevantti), ja valokuvauslupa (mikäli relevantti). Osallistujan ilmoittamat tiedot kerätään sähköisellä lomakkeella tai muilla tavoin.  
• Vastaanottajaryhmät: henkilötietoja käsittelevät instituutin ja sitä ylläpitävän säätiön henkilökunta ja tilintarkastaja sekä tapahtumaa valmisteleva hallinnollinen toimikunta.  
• Tietojen käsittely: henkilötietoja käytetään FIMEn tapahtumien järjestämistä varten. Osallistujien nimet voivat näkyä tapahtumien aikana välttämättömissä asioissa muille osallistujille. Nimitiedot voidaan luovuttaa osallistujaluettelona tapahtuman järjestäjinä ja yhteistyökumppaneina ilmoitetuille tahoille. Mahdolliset yhteisjärjestäjät mainitaan tapahtumien kutsuissa/markkinoinnissa.  
• Tietojen säilytysajat tai sen määrittämiskriteerit: tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi sekä tapahtumaan liittyvien jatkotoimien, kuten laskutuksen ja palautteen keräämisen tai hankerahoituksen raportoinnin mahdollistamiseksi. Tapahtumaan liittyvien tehtävien suorittamisen jälkeen kaikki tapahtumaan liittyvät sähköiset ja paperiset henkilötietoja sisältävät dokumentit tuhotaan lukuun ottamatta valokuvia ja niihin liittyviä tietoja.  
• Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: ilmoittautumisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa.  

Tietosuojaseloste: sähköpostilistat 

Laadittu 20.9.2023.  

• Käyttötarkoitus: Suomen Lähi-idän instituuttiin (FIME) liittyvä uutiskirje- ja tapahtumamarkkinointi.  
• Rekisteröityjen ryhmät: sähköpostilistan tilaajat.  
• Kuvaus henkilötietoryhmistä: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, ammattinimike, organisaatio ja sähköpostilistat, jotka tilaa. Tiedot kerätään luvalla kyselyn kautta, suullisesti, sähköpostitse tai muulla tavoin.  
• Vastaanottajaryhmät: henkilötietoja käsittelevät instituutin ja sitä ylläpitävän säätiön henkilökunta.  
• Tietojen käsittely: kaikkia henkilötietoja käsitellään huolellisesti, ja sähköiset tiedot fyysisissä ja pilvisissä paikoissa on suojattu fyysisin, teknisin ja hallinnollisin suojatoimin. Rekisterin käyttöoikeus on vain FIMEn palveluksessa olevilla erikseen määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. 
• Säilytysaika tai tietojen säilytysajan määrittämisessä käytetyt kriteerit: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. 
• Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa.