Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste, instituutin kursseille hakevat ja osallistuvat

Laadittu 16.9.2020

Käyttötarkoitus: Suomen Lähi-idän instituutin järjestämiä kursseja koskevan tiedon käsittely.

Rekisteröityjen ryhmät: kursseille hakeneet ja kursseille hyväksytyt

Kuvaus henkilötietoryhmistä: Nimi, sähköposti, yliopisto, oppiane, hakemuksen perustelut.

Vastaanottajaryhmät: Henkilötietoja käsittelevät instituutin ja sitä ylläpitävän säätiön henkilökunta sekä mahdollinen kurssin kanssajärjestäjä, esimerkiksi yliopisto tai yhdistys. Kurssin mahdollisesta rinnakkaisjärjestäjästä on mainittu kurssin kuvauksessa.

Tietojen käsittely: Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tietojen säilytysajat tai sen määrittämiskriteerit: Kursseille osallistuneiden nimet säilytetään pysyvästi. Hylätyt hakemukset säilytetään kolmen vuoden ajan (peruste: kursseille toistuvasti hakeneiden seuranta ja hakemusten kehitys).

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: Ilmoittautumisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa.

Yhteystiedot:
Suomen Lähi-idän instituutti
c/o Consulate General of Finland in Beirut
30 Badaro Street, Chaoui Building, 7th Floor
7956 Beirut, Libanon

Edustaja:
Instituutin johtaja
Irina Piippo
irina.piippo(at)fime.fi
+358 40 772 8188
+961 71 423 317

Tietosuojaseloste, seminaarit, konferenssit ja kollokviot 

Laadittu 17.9.2020 

Käyttötarkoitus: Suomen Lähi-idän instituutin järjestämiä seminaareja, konferensseja ja kollokvioita koskevan tiedon käsittely. 

Rekisteröityjen ryhmät: tapahtumaan hakeneet ja tapahtumaan hyväksytyt  

Kuvaus henkilötietoryhmistä: Nimi, sähköposti, yliopisto, oppiane, oppiarvo, puhelinnumero, osoite, erityisruokatoiveet, konferenssiesitelmän tiedot. 

Vastaanottajaryhmät: Henkilötietoja käsittelevät instituutin ja sitä ylläpitävän säätiön henkilökunta, tapahtumaa valmisteleva hallinnollinen toimikunta sekä konferenssiesitelmäehdotusten valinnasta vastaava tieteellinen toimikunta. Toimikuntien jäsenet voivat olla myös muita kuin instituutin tai säätiön työntekijöitä. Tietoja voi käsitellä myös tapahtuman mahdollinen kanssajärjestäjä, esimerkiksi yliopisto tai yhdistys. Mahdollisesta rinnakkaisjärjestäjästä on mainittu tapahtuman kuvauksessa. 

Tietojen käsittely: Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

Tietojen säilytysajat tai sen määrittämiskriteerit: Tapahtumaan osallistuneiden nimet, taustaorganisaatiota koskevat tiedot ja konferenssiesitelmiä koskevat tiedot säilytetään pysyvästi. Hylätyt hakemukset säilytetään enintään kolmen vuoden ajan.  

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: Ilmoittautumisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa. 

Yhteystiedot: 
Suomen Lähi-idän instituutti 
c/o Consulate General of Finland in Beirut 
30 Badaro Street, Chaoui Building, 7th Floor 
7956 Beirut, Libanon 

Edustaja: 
Instituutin johtaja 
Irina Piippo 
irina.piippo(at)fime.fi 
+358 40 772 8188 
+961 71 423 317 

Tietosuojaseloste: tapahtumailmoittautuminen 

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Laadittu 31.3.2021. 

Käyttötarkoitus: FIMEn tapahtumiin ilmoittautuminen 

Rekisteröityjen ryhmät: tapahtumaan ilmoittautuneet 

Rekisterin tietosisältö: Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan sisältävät mm. seuraavat tiedot: henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio (mikäli relevantti), ja valokuvauslupa (mikäli relevantti).

Henkilötietojen käsittely: Henkilötietoja käytetään FIMEn tapahtumien järjestämistä varten. Osallistujien nimet voivat näkyä tapahtumien aikana välttämättömissä asioissa muille osallistujille. Nimitiedot voidaan luovuttaa osallistujaluettelona tapahtuman järjestäjinä ja yhteistyökumppaneina ilmoitetuille tahoille. Ilmoittautumisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa. FIME myös edustaa Suomessa Anna Lindh -säätiötä, jonka päätoimipiste sijaitsee Aleksandriassa, Egyptissä. ALF-tapahtumissa ALF mainitaan järjestäjänä.

Säännönmukaiset tietolähteet: Osallistujan ilmoittamat tiedot sähköisellä lomakkeella tai muilla tavoin.

Rekisterin suojauksen periaatteet: Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisterin käyttöoikeus on vain FIMEn palveluksessa olevilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Tietojen säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi sekä tapahtumaan liittyvien jatkotoimien, kuten laskutuksen ja palautteen keräämisen tai hankerahoituksen raportoinnin mahdollistamiseksi. Tapahtumaan liittyvien tehtävien suorittamisen jälkeen kaikki tapahtumaan liittyvät sähköiset ja paperiset henkilötietoja sisältävät dokumentit tuhotaan lukuun ottamatta valokuvia ja niihin liittyviä tietoja.

Rekisterinpitäjä:
Suomen Lähi-idän instituutin säätiö SR 
Kalliolinnantie 4, 00140 Helsinki 

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:
Anu Leinonen 
anu.leinonen(at)fime.fi 
040 7320 776